(一)学籍注册
单学期开学初,学籍管理岗完成在教务管理系统中注册专升本新生、高考录取新生的分班、学籍信息。
(二)休学(退学)
1.学生在教务处网站下载《江西理工大学本科生休学(退学)申请表》,如实填写后,向所在学院提交休学(退学)申请表及相关材料。
2.学院尽告知义务后对同意休学(退学)的学生,进行学院审核(由教学秘书核实所欠学分,由学生辅导员或班主任与家长联系、学院教学院长在休学申请表上签署意见,一年级休学(退学)的同学先由西校区进行学院审核部分再到所在学院签署意见)。
3.申请休学学生在辅导员陪同下到校心理咨询中心面谈。
4.因病休学的携带医院证明到校医院体检并签署意见,非因病休学的可不签署校医院意见。
5.由学生本人将休学申请表交学籍管理岗。
6.教务处核实后报分管校领导审批,对于同意休学的学生由学校向学生所在学院发休学通知书(以文件形式)。
7.学生所在学院通知学生并联系家长,学生凭休学文件在10个工作日内到学工部办理离校手续。
8.休学(退学)文件发出一周内,学籍管理岗完成教务管理系统中学生信息的调整。
注:1)学生申请休学手续一般在每学期的第一、二周内办理。因病休学的需在学院审核后到校医院审核。
2)达到《学生手册》中规定的退学条件的学生,由学生所在学院通知学生,并联系学生家长后,由学院向教务处提交退学报告。对于休学期满的学生,各学院应及时与学生及家长联系;对于没有按时复学的学生,各学院应按规定向教务处提交退学报告。
(三)复学
1.学生本人休学期满,在教务处网站下载《江西理工大学本科生复学申请表》,于学期开学的前一周(第0周)持休学证明书向所在学院提交复学申请表及相关材料。
2.学生持审批表到所在学院审核(由辅导员或班主任与学生家长确认复学事宜。选课情况部分由教学秘书审核。学院教学院长在复学申请表上签署意见,复学到一年级的同学由西校区先进行学院审核部分再到所在学院签署意见)
3.学生由辅导员陪同到校心理咨询中心面谈。
4.学生到校医院体检并签署意见,因病复学同学须携带医院证明。
5.教务处审核、报分管校领导批准,对于同意复学的教务处分班后由学校向学生所在学院发复学通知书(以文件形式),学生所在学院通知学生。
6.复学文件下发一周内,学籍管理岗完成教务管理系统学生信息的调整。
注:为便于安排复学学生的住宿,对于初审同意复学的学生,学籍管理岗先出具编班证明,学生凭编班证明到宿管中心办理住宿。
(四)转专业
1.双学期第4周前,各学院研究本学院适合接收转专业学生的专业及其接收名额,各学院在一年级学生中开展让学生了解所学专业、热爱所学专业的专业教育。
2.双学期第4周各学院上报接收转专业学生的专业及接收名额。
3.教务处汇总、审核接收转专业学生的专业和接收名额后向各学院公布。
4.学生到教务处网站下载《江西理工大学全日制本科生转换专业申请审批表》,于规定时间内交到西校区教务办。
5.西校区教务办汇总学生转专业申请表后将纸质申请审批表及电子汇总表报送学籍管理岗。
6.学籍管理岗审核学生申请材料,并将学生申请材料分送至各学生所在学院。
7.由学生所在学院在学生的申请表上填写该生一年级第一学期学业状况及所有课程成绩平均绩点分及其在本专业年级中的绝对排名统一报学籍管理岗(附电子、纸质汇总表)。
8.教务处于开学前按有关规定对学生申请材料进行审核,对符合转专业条件学生重新分班,进行学籍异动。
9.转专业文件下发一周内,学籍管理岗完成教务管理系统学生信息的调整。
(五)转学
1.学生向所在学院提出书面申请,申请书要求学生家长或监护人签字同意,学生所在学院教学院长签字同意,并加盖学院公章。
2.在教务处网站下载《江西省普通高等学校学生转学申请(确认)表》,按要求填写后连同转学申请书及要求提供的相关材料一起送交学籍管理岗。
3.教务处审核后将材料报校院两级办公会审批。
4.学校批准后,出具同意转出公函,接拟转入学校同意接受公函后在校园网完成公示环节,将材料报送上级主管部门确认。
5.上级主管部门确认后教务处下文 。
6.学生到学工部办理转学离校手续。
7.转学文件下发一周内,学籍管理岗完成教务管理系统学生信息的调整。
注:学生转学手续应在每学期结束前两周申请办理。
(六)学业预警
学业预警包括:警示、留级、劝告退学、退学四个层次。
1.学院于第2周周五前将学业预警数据报学籍管理岗。
2.第3周周二统计处理学业警示并公示结果,对留级、退学学生进行学籍异动,通知相关学院办理留级、退学手续。
3.留级生学籍异动后一周内联系安排学生网上当前学期课程补选事宜。
4.第6周前各学院将为学业警示学生、留级学生配备的学业导师名单报学籍管理岗,教务处审核后发文公示。
5.留级、退学文件下发一周内,学籍管理岗完成教务管理系统学生信息的调整。
6.第12周前,学籍管理岗完成对上一届本科生学业导师工作效果的统计。
(七)毕业及学士学位资格审查
1.单学期期末前整理好毕业班名单,发到各学院进行信息核对。
2.双学期启动毕业资格审查工作,第2周报送积欠学分学生统计表、受留校察看学生统计表,完成毕业生学籍信息核对。
3. 第3周为积欠大于等于20学分学生办理留级手续;通知积欠小于20学分学生自愿办理留级手续。
4.第5周前各学院完成第一稿数据。
5.第10周启动第二轮审核,第14周完成第二轮审核,毕业生本人签字确认。
6.第16至17周,完成第三轮毕业资格审核,毕业生本人签名确认毕业资格最终审核结果,学院对于结业状态学生是否有课程环节未结束需要详细注明。
7.确定本年度毕业生数据,及其他须向学位评定委员会汇报的相关材料。
8.会后确定本年度毕业生定稿数据并印制成册,送学工部、招生处、档案馆存档。
(八)结业证书换发毕业证书与学士学位补授
1.核准结业证换发毕业证数据、补授学士学位数据,及其他须向学位评定委员会汇报的相关材料。
2.提请校学位委员会审定,会后向相关部门提供结业证换发毕业证数据、补授学士学位数据。
3..学生领取证书。
(九)辅修专业(学位)
1.学生所在学院,辅修专业(学位)开办学院于第三学期开学初启动招生宣传工作。
2.学生向辅修专业(学位)开办学院申请报名修读,开办学院于相应学期结束前5周汇总上报报名材料。
3.审核后将预录取名单公示,学院通知学生报到缴费。
4.第三学期结束前两周,教务处将完成辅修专业(学位)正式录取名单的下文。
5.第三学期结束前,各开办学院举行开班仪式,第四学期正式开始上课。
6.每学期第六周结束前,辅修专业(学位)开办学院向学籍管理岗提交上学期的学生成绩汇总表(电子稿)。
7.第六学期开学初,攻读辅修学位的学生交第二年的学费。